Senior Space & Service Coordinator

Für das fest integrierte Event-Team auf dem modernen Münchner Campus eines weltweit führenden Technologieunternehmens suchen wir einen erfahrenen Senior Space & Service Coordinator (Event Operations / Venue Coordination / Venue Management) (m/w/d)

Die Position ist ideal für dich, wenn du bereits Erfahrung im Event- oder Venue Management mitbringst und gerne Verantwortung übernimmst. Du koordinierst komplexe Veranstaltungsanfragen, bist Ansprechperson für interne Stakeholder und unterstützt das Team mit deiner Erfahrung bei anspruchsvollen Projekten und Prozessen.

Deine Rolle
Als Senior Space & Service Coordinator übernimmst du eine Schlüsselrolle in der Planung und Steuerung von Veranstaltungsflächen und unterstützt insbesondere Events mit hoher Sichtbarkeit und komplexen Anforderungen. Dabei arbeitest du eng mit Event Hosts, internen Servicebereichen und dem Space & Service Team zusammen und sorgst dafür, dass alle Beteiligten optimal unterstützt werden.
Gleichzeitig bringst du deine Erfahrung ein, um Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln, das Team fachlich zu unterstützen und den Team Lead bei ausgewählten Projekten zu entlasten.

Deine Aufgaben

• Du koordinierst komplexe Event-Anfragen für verschiedene Bereiche des Campus und übernimmst insbesondere Veranstaltungen mit hoher Sichtbarkeit, darunter VIP- und Executive-Events.
• Du bist zentrale Ansprechperson für Event Hosts und interne Stakeholder und sorgst dafür, dass alle Beteiligten jederzeit über den aktuellen Stand informiert sind.
• Dank deiner Kenntnisse der Veranstaltungsflächen, Buchungsrichtlinien und internen Abläufe findest du passende Lösungen für unterschiedlichste Event-Anforderungen.
• Du arbeitest eng mit den Teams aus Event Management, Event Production, Catering, Security, Facilities und weiteren Servicebereichen zusammen und koordinierst bereichsübergreifende Abläufe.
• Du stellst sicher, dass alle Informationen für Freigaben vollständig vorliegen, begleitest komplexe Abstimmungsprozesse und unterstützt dabei, Genehmigungen effizient umzusetzen.
• Du behältst auch bei parallelen Veranstaltungen den Überblick, koordinierst Ressourcen und sorgst für eine optimale Nutzung der verfügbaren Veranstaltungsflächen.
• Du bringst Ideen zur Weiterentwicklung von Prozessen ein, unterstützt bei Dokumentationen und Workflows und arbeitest eng mit dem Team Lead an Projekten und Optimierungen zusammen.

Das bringst du mit

• Mehrjährige Erfahrung im Event Management, Venue Management, Hospitality oder einem vergleichbaren Umfeld mit vielen Stakeholdern.
• Du arbeitest strukturiert, behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick und triffst fundierte Entscheidungen.
• Du hast Erfahrung mit komplexen Buchungs- oder Datenmanagementsystemen und arbeitest dich schnell in neue Software ein.
• Du denkst serviceorientiert, kommunizierst souverän mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen und findest pragmatische Lösungen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ein Studium ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

Das erwartet dich

• Eine Vollzeitposition direkt auf dem Campus in München.
• Ein internationales Arbeitsumfeld mit anspruchsvollen Veranstaltungen und hochkarätigen internen Stakeholdern.
• Die Möglichkeit, Verantwortung für komplexe Event-Anfragen zu übernehmen und aktiv an der Weiterentwicklung von Prozessen mitzuwirken.
• Eine enge Zusammenarbeit mit einem internationalen Embedded Event-Team und verschiedenen internen Servicebereichen.
• Flexible Arbeitszeiten, wenn Veranstaltungen dies erfordern – gelegentlich auch früh morgens, abends oder am Wochenende.
• Je nach Veranstaltung kann die Tätigkeit längere Phasen im Stehen oder Sitzen umfassen.